Že pred skoraj 40 leti je potekala raziskava, ki je razkrila, da je 85% zaposlenih v ZDA izjavilo, da potrebujejo delovna mesta, kjer jih nihče ne bo motil, da bi tako lahko delali bolj osredotočeno. Sledil je trend gradnje na tisoče pisarniških niš z visokimi pregradnimi stenami, da bi podjetja ugodila željam svojih delavcev.
Dvajset let pozneje so v podobni raziskavi zaposleni to teorijo postavili skoraj na glavo, pri čemer jih je 50% trdilo, da potrebujejo več dostopa do drugih ljudi in večjo interakcijo. Podjetja so se tako odzvala s preureditvijo poslovnih prostorov v bolj odprte prostore. Začele so nastajati pisarne odprtega tipa. Zaprti prostori, namenjeni individualnemu delu, pa so se občutno zmanjšali.
Seveda tudi takšne pisarne odprtega tipa niso povsem brez slabosti – motenj, pomanjkanja zasebnosti, manj koncentracije.
Glavna težava pri odprtih pisarnah je, da zajemajo pristop “ista velikost za vse”.
Kljub dejstvu, da se vedno več podjetij danes odloča za odprte pisarne, se hkrati ob tem zavedajo tudi potreb po zasebnosti.
Huddle Room ali sobe za sodelovanje
Danes podjetja, ki posodabljajo ali gradijo nove prostore, postavljajo tako imenovane Huddle Room-e oz. namenske sobe za sodelovanje manjšega števila ljudi. Podjetja so takšne sobe poimenovala z vzdevki Nevihtna soba, Focus Room ali pa še bolj zabavno kot so Far Far Away Room in Don’t stop Believin’ Room ipd.
Mnoga podjetja se danes zgledujejo po pravilu 80/20, vendar v obratni smeri, kot nekoč. Namesto za 80% pisarniških niš z visokimi pregradnimi stenami in 20% zaprtimi prostori za sodelovanje, se podjetja raje odločajo za 80% sodelovalnih odprtih pisarn in 20% prostorov namenjenih za zasebne sestanke.
Številna bolj kreativna podjetja običajno postavijo Huddle Room-e s steklenimi stenami ali pa polzaprte sodelovalne kotičke. V teh sobah je skrbno izbrano pohištvo v številnih izvedbah, ki omogočajo sproščeno sodelovanje. Vse od različic z udobnimi fotelji in nizkimi klubskimi mizami, do takšnega z visokimi mizami za stoječe sestanke. Običajno se v takšni sobi nahaja tudi interaktivni zaslon, ki sodelovanje med ljudmi dodatno poveže. Takšne sobe so na zunanji strani opremljene še s sistemom za sporočanje o zasedenosti in rezervaciji sejne sobe.
Kako so se preobrazbe lotili v podjetju Deliveroo
Deliveroo je britansko podjetje, ustanovljeno leta 2013, ki s pomočjo sodobnega in inovativnega sistema dostavlja hrano in pijačo iz različnih restavracij na dom v več kot 200 mestih v Veliki Britaniji in tudi drugod po Evropi, Aziji, Srednjem vzhodu ter Avstraliji. Uporabnik si tako lahko preko aplikacije izbere poljubno hrano in pijačo iz številnih uglednih restavracij, ki jim ga podjetje nato dostavi na želen naslov.
Lansko leto so se preselili v nove prostore v Londonu, ki v skupni velikosti merijo kar 16.000 m2. Na tej lokaciji je zaposlenih skoraj 1.000 zaposlenih, ki imajo na voljo svojo telovadnico, 27 popolnoma opremljenih sejnih sob in streho s pogledom na reko Temzo.
Ena od dvoran za sestanke je zasnovana kot košarkarsko igrišče in namesto košev sta ogromna zaslona. Ta soba se uporablja za srečanja velikih skupin ali sestanke na ravni korporacije.
Poleg teh 27 sejnih sob ima pisarna tudi številne “mirne cone”. Te cone so mešanica zasebnih telefonskih govorilnic, sob z udobnimi stoli in razgibana območja z mizami in gugalnicami.
Deliveroo so odličen primer korporacije, ki ne upošteva pristopa “ista velikost za vse”. Razumejo, da odprto načrtovane pisarne spodbujajo sodelovanje in interakcijo v organizaciji. Zavedajo pa se tudi, da nekatere skupine ljudi potrebujejo svoj prostor za delo na konkretnih projektih.
Tehnologije za sodelovanje
Tehnologije za sodelovanje niso primerne zgolj za velike sejne ali konferenčne sobe. Danes so na voljo tehnologije, ki spodbujajo sodelovanje prav v teh pisarnah odprtega tipa z manjšimi zaprtimi prostori in kotički, ki so namenjeni sestankom. Dobro je to, da so danes te tehnologije dostopne tudi manjšim in mikro podjetjem.
Rešitve za sodelovanje v timu, ki omogočajo ustvarjalno razmišljanje, brainstorming, digitalno anotacijo (označevanje in dodajanje opomb) in povratne informacije, so v teh odprtih pisarnah nepogrešljive. Takšne rešitve omogočajo spontano sodelovanje, tudi s posamezniki ali timi, ki v času sestanka niso v istem prostoru.
Ker so ta območja sodelovanja bolj pogosta in bolj sproščeno urejena, se zaposleni po drugi strani počutijo bolj domače in bolj udobno izmenjujejo ideje in spodbujajo druge.
Torej, zakaj ne bi obrnili današnje pisarne na glavo, kot je to storil Deliveroo? Tako ponudite sodelovanje v odprtem prostoru in ob enem z nekaj ločenimi prostori poskrbite za zasebnost in osredotočenost posameznikov ali manjših skupin ljudi pri manjših dnevnih sestankih, skupnih opravilih ali drugih projektih.