Že leta 1993 je guru menedžmenta Peter Drucker trdil, da je “vožnja v službo na pisarniško delo zastarela« in da je potrebno informacije dostaviti tja, kjer so ljudje. Skoraj 30 let kasneje, po pandemiji koronavirusa, je svet resnično dojel njegovo razmišljanje. Morda ste tudi vi opazili, da je sedaj način dela v pisarni nekoliko drugačen, kot še ne dolgo nazaj?
Vaša pisarna je lahko vaša miza v kuhinji in če ste se vrnili v pisarno, je to morda samo za nekaj dni v tednu? Številna globalna delovna mesta zaradi pretekle pandemije zdaj sprejemajo politiko “hibridnega načina dela”. Več o tem kaj pomeni hibridni način dela, bojazni, prednosti, slabosti in nasveti za boljši način hibridnega sodelovanja sledi v tem članku.
Normal 0 21 false false false SL X-NONE X-NONE /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable {mso-style-name:"Navadna tabela"; mso-tstyle-rowband-size:0; mso-tstyle-colband-size:0; mso-style-noshow:yes; mso-style-priority:99; mso-style-parent:""; mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt; mso-para-margin-top:0cm; mso-para-margin-right:0cm; mso-para-margin-bottom:8.0pt; mso-para-margin-left:0cm; line-height:107%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Calibri",sans-serif; mso-ascii-font-family:Calibri; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-hansi-font-family:Calibri; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:minor-bidi; mso-fareast-language:EN-US;}
Kaj sploh je hibridni način sodelovanja in kakšno zvezo ima z delom na daljavo?
Kot že samo ime pove, gre pri hibridnem delu za mešan pristop k delu, pri katerem del svojega delovnega časa porabite na kraju samem v pisarni, drugi del pa za delo na daljavo (tj. od doma ali druge lokacije, ki ni pisarna). Pri tem pa namesto običajnega načina sodelovanja v živo sodelujete s pomočjo videokonferenčne povezave in pri tem uporabljate različne sodelovalne tehnologije. Hibridno sodelovanje pomeni, da je v sejni sobi na sestanku lahko prisotnih le nekaj udeležencev, ostali udeleženci se povežejo običajno od doma oz. drugih lokacij.
Zakaj se je ves "svet" bal uvedbe dela na daljavo?
V preteklosti je menedžerjem način dela na daljavo zaradi pomanjkanja nadzora povzročal strah, negotovost in nezaupanje, zato jih veliko ni bilo naklonjenih tovrstnemu načinu dela. Pred COVID-19 je bilo ocenjeno, da je samo 3,6 % ljudi del svojega delovnega časa delalo od doma. Del vzrokov je morda zgolj posledica strahu pred neznanim, zlasti pri tistih, ki vodijo skupino ljudi. Nedvomno obstajajo menedžerji, ki si predstavljajo, da zaposleni, ki delajo po načelu svobodne izbire, ne opravljajo svojega dela, kot bi ga sicer v pisarni. Njihov spletni status pa je vedno nastavljen na »zaseden«. Toda tisti, ki so zaradi pandemije morali delati na daljavo, so priče da temu niti približno ni tako. Številke so dejansko nakazovale povečanje števila delovnih ur na dan zaradi omejitev dela od doma. Po analizah poslanega števila e-pošte in sestankov 3,1 milijona delavcev na daljavo v 16 velikih mestnih območjih v obdobju karantene je pokazala, da se je povprečni delovni dan povečal za 8,2 % to je skoraj za 50 minut. To je bila predvsem posledica pisanja elektronske pošte in udeležbe na sestankih izven uradnega delovnega časa (raziskava HBS, 2020).

Nenačrtovan porast hibridnega dela
Marca 2020 se je zgodil nenačrtovan poskusni zagon za delo na daljavo in na splošno so bili rezultati precej pozitivni. Global Workplace Analytics je med marcem in aprilom 2020 izvedel raziskavo o delu od doma na več kot 3000 zaposlenih po vsem svetu in ugotovil, da ima 68 % svetovne delovne sile pozitivno izkušnjo dela od doma. Poleg tega je bilo z rezultati zadovoljnih tudi 70 % menedžerjev. Posamezniki so ugotovili, da imajo več časa za osredotočanje na naloge in so zaradi manj prekinitev pridobili dodatnih 43 minut na dan. Leta 2015 je stanfordski ekonomist Nicholas Bloom objavil članek o kitajskem podjetju Ctrip. Podjetje je po devetih mesecih dela od doma doživelo 13-odstotno povečanje produktivnosti, kar je pomenilo skoraj en dodaten dan proizvodnje na teden. Delo na daljavo ustvarja tudi bolj prožno in vključujočo delovno strukturo za tiste, ki imajo dolžnosti oskrbe ali ovirano mobilnost. Zaposlenim omogoča, da svoja delovna mesta prilagodijo zahtevam svojega življenja in najdejo boljše ravnotežje med delom in domačim življenjem. Podjetjem ponuja priložnost, da razširijo svoj doseg, ko gre za zaposlovanje novih talentov. Organizacije ne bodo več omejene na zaposlovanje iz radija 20-30 km, kar zagotavlja večji nabor talentov in bolj odpira vloge za potencialne kandidate.
Kaj gre lahko pri hibridnem delu narobe?
Seveda ima delo od doma svoje prednosti – ni mogoče zanikati užitka ponedeljkovega jutra brez vožnje, kjer vam ni treba skrbeti za likanje srajc ali pakiranje malic. A kot vse ima tudi to svoje pomanjkljivosti. Raziskave so pokazale, da je večja verjetnost, da boste delali več ur na teden, ko ste »na daljavo«, kot bi delali v pisarni. Ste v petek zvečer kdaj na skrivaj pokukali v svojo e-pošto ali ugotovili, da ste ob 22. uri odprli prenosni računalnik, da bi v dokument dodali nekaj opomb? Niste sami. Strokovnjaki menijo, da postanejo meje med službo in domom zabrisane, ko vaš dom postane stalna pisarna. Namesto da zvečer pustite delo v službi, je delo kar v vašem domu. Metaanaliza, ki jo je izvedla ILO (2017) v 10 državah EU, je odkrila povezavo med delom na daljavo in povečanim nadurnim delom. V Združenem kraljestvu je študija poročala, da pomanjkanje jasnih meja med delom in prostim časom pogosto pomeni, da je delovni dan dejansko razporejen na daljše obdobje.

Koristni nasveti za dobro hibridno delo
Judith Olson, strokovnjakinja za delo na daljavo in profesorica na kalifornijski univerzi Irvine (UCI), je velik del svoje kariere posvetila raziskovanju področja dela na daljavo. Obstajajo dokazi, da pri neprekinjenem delu doma opravite veliko več samostojnega dela. Pri tem pa trpi vidik sodelovanja. Izsledki raziskave torej priporočajo uporabo mešanega pristopa. Obstaja pa nekaj uporabnih praks, ki jih lahko uporabite, da kar najbolje izkoristite svoj čas doma in v pisarni.
1. Prilagodite svoje naloge svoji lokaciji
Ko gre za delo pri nalogah z globoko osredotočenostjo brez motečih faktorjev, kot je pisanje poročil ali izvajanje raziskav, vam bo bolj koristilo, če jih boste opravljali doma, kjer je manj verjetno, da vas bodo motili ljudje, ki vas bodo prosili za uslugo ali želeli le pokramljati z v pisarni.
Za naloge, ki bolj temeljijo na sodelovanju, kot je viharjenje možganov ali delo pri skupinskih nalogah, bo pisarna najboljši kraj za to, saj se boste ob prisotnosti drugih lahko zbrali različne perspektive. Seveda je pomemben del tudi socialni vidik druženja na delovnem mestu. Socialni kapital je nekaj, za kar se bodo morala podjetja zavzemati, da ga bodo omogočala v zadostni meri, če bodo v prihodnje uvajali delo od doma – zlasti za nove zaposlene.
2. Določite pravila ali smernice virtualnega sodelovanja
Če je nekdo, ki dela od doma nedosegljiv, lahko daje vodji ali sodelavcem, ki so med tem v pisarni, napačen občutek, da ne opravlja svojega dela. Temu se lahko izognemo tako, da postavimo realistična pričakovanja in smernice glede odzivnih časov ter spodbudimo osebje, da uporabi svoje nastavitve »ne moti«, ko potrebuje neprekinjen čas za osredotočenost.
3. Ustvarite prostore za srečanja, ki podpirajo hibridna srečanja
Mnogo podjetij je v času epidemije izvajalo popolnoma hibridni način dela, kar je pomenilo, da je bilo v pisarni 30% zaposlenih, ostali pa so delali od doma. In osebe so rotirale med delom v pisarni in dolu od doma na tedenski bazi. In mnogo podjetij se je odločilo za prehod na hibridno podjetje po dobrih izkušnjah iz preteklih dveh let.
Klasični primer hibridnega poslovanja je, da člani ekipe npr. 2 dni na teden delajo od doma in se nato 3 dni na teden srečajo v pisarni, da lahko sodelujejo v živo. Od teh treh delovnih dni sta 2 določena, 1 pa plavajoči. To pomeni, da se lahko po potrebi sproti prilagaja. Da bi omogočili hibridno sodelovanje, je ključno oblikovanje prostorov za sestanke in odgovor na vprašanje o tem ali vsem postavljamo enake pogoje za sodelovanje. To pomeni, da je treba razmisliti o kakovosti zvoka in videa, postavitvi prostora in poskrbeti, da nas virtualni udeleženci med sestankom dobro slišijo.
Ključno je tudi, da se lahko enostavno uporabljajo video klici na različnih platformah, kajti vse stranke in partnerji ne uporabljajo npr. Zooma. Z našim digitalnim ekosistemom Clevertouch opremljenim z aplikacijami za virtualno sodelovanje, videokonferenčno kamero nameščeno na zaslonu sejne sobe ali govorilnice so prostori za sestanke v celoti opremljeni za opravljanje hibridnih sestankov. Z lahkoto lahko začnete video klice na zaslonu s pomočjo preprostega dotika na ekranu ali klikom brezžične miške. Tako so člani domače ekipe ali drugi udeleženci lahko virtualno prisotni v vaši sejni sobi. Za klice s strankami oz. partnerji pa lahko na istem zaslonu zgolj z dotikom uporabljamo različne platforme za videokonference: Webex, Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting, BlueJeans, Skype for Business, Google Meet, Lifesize in druge.

Izbira prave tehnologije je ključna Normal 0 21 false false false SL X-NONE X-NONE /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable {mso-style-name:"Navadna tabela"; mso-tstyle-rowband-size:0; mso-tstyle-colband-size:0; mso-style-noshow:yes; mso-style-priority:99; mso-style-parent:""; mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt; mso-para-margin-top:0cm; mso-para-margin-right:0cm; mso-para-margin-bottom:8.0pt; mso-para-margin-left:0cm; line-height:107%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Calibri",sans-serif; mso-ascii-font-family:Calibri; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-hansi-font-family:Calibri; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:minor-bidi; mso-fareast-language:EN-US;}
Pri Clevertouch-u se tega zelo dobro zavedajo in so prepoznali izzive, s katerimi se soočajo mnoga podjetja. Zato so ustvarili svoj poslovni ekosistem UX Pro, v katerem tudi s pomočjo certificiranih tehnoloških partnerjev uporabnikom zagotavljajo enovit sistem, ki je sodoben, povezljiv ter odprt, kakor tudi zelo intuitiven za uporabo. Zavedajo se tudi, da je kljub uporabniku prijazni izkušnji uporabe tehnologije pri tem zelo pomembna ali celo ključna podpora uporabnikom, zato tudi temu posvečajo zelo veliko časa.