Čas branja: 3 min

Ukrepi zaradi pandemije se počasi sproščajo, saj število okužb počasi a vztrajno upada. V kratkem bodo ponovno omogočene poslovne prireditve, kongresi in sejmi brez omejitve udeležencev. Seveda pa še vedno pod določenimi pogoji. V tem času smo poslovanje že prilagodili in s pomočjo digitalnih tehnologij našli pot do drugačnega, vendar kljub temu učinkovitega sodelovanja. Kar nekaj raziskav in napovedi nakazuje, da se bodo poslovna potovanja v naslednjih letih povečala zgolj na 1/3 tistih, ki so bila pred epidemijo. Tik pred vrati je poslovna konferenca Infosek, ki je bila že lani izvedena na hibridni način tako, da je v živo konferenco spremljalo približno 200 udeležencev – 300 pa jih je konferenco spremljalo preko Zoom-a.

1. Kako bo izgledalo sodelovanje v 2022 in v prihodnje?


Upamo si trditi, da bodo poslovni sestanki še vedno potekali s pomočjo virtualnih srečanj. Virtualna poslovna srečanja so hkrati tudi napredek digitalne transformacije v podjetjih, četudi ga je Covid-19 precej pohitril. Virtualni sestanki imajo številne prednosti, imajo pa tudi svoje slabosti. Pa si jih poglejmo nekaj:

Prednosti hibridnih srečanj

1.     Manj stroškov zaradi poslovnih potovanj

Manj potovanj pomeni manj stroškov za nakupe letalskih vozovnic, namestitve, hrano… Ta prihranek denarja se tako lahko investira nazaj v podjetje za raziskave in razvoj, zaposlovanje dodatne delovne sile, osebnega razvoja zaposlenih ipd.

 2.   Več dostopa do strank in sodelavcev, ki so na drugih lokacijah

Kljub temu, da virtualni sestanki nimajo določenih prvin osebnih interakcij, pa vseeno omogočajo deljenje idej s širšim krogom ljudi in tako povečujejo možnost sodelovanja in izmenjavi le teh.

 3.   Več delovnega okolja za tiste, ki tudi sicer ne morejo potovati

Zaradi uvedbe virtualnih sestankov so le-ti bolj dostopni za vsakogar, ki se sestanka mora udeležiti. Četudi ta udeleženec v tujini ali dela od doma. Ali pa je morda udeleženec odsoten zaradi varstva otrok ipd. Virtualni sestanki tako povečujejo udeleženost na sestankih, saj se tisti, ki se sestanka zaradi različnih razlogov ne morejo udeležiti fizično, bistveno lažje vključijo na virtualen način.

 4.   Prijazno do okolja

Dobro je poznano dejstvo, da med največje izpuste CO2 v ozračje prispevajo letala. Če se sestanki (ali vsaj delež le teh) pripravijo v virtualnem okolju, se tako hkrati prispeva tudi k manjšemu ogljičnemu odtisu. Ta način dela naše poslovanje trajnostno.

Slabosti hibridnih srečanj

1.     Manj osebnega stika ena na ena

Četudi imajo konferenčni klici veliko prednosti, pa smo ljudje socialna bitja, ki se radi družimo. Zagotovo pri videokonferenčnem klicu ni toliko interakcije kot v živo. Prav tako med pogovori ne zaznavamo toliko govorice telesa, obrazne mimike in energije ki jo sogovornik oddaja v prostoru.

2.     Tehnična opremljenost

Za dostop do sestanka je potrebna določena tehnična opremljenost in ustrezna infrastruktura. Če je udeleženec nima je to lahko velik izziv. Danes mora oprema omogočati povezovanje z različnimi konferenčnimi platformami, kot npr. Clevertouch UX Pro ekosistem.

3.     Manj možnosti potovanj

Potovanja nas privlačijo. Marsikateri kandidat visokega kadra, ki se poteguje za delovno mesto bo vprašal po možnosti poslovnih potovanj. Ker so ta trenutno občutno zmanjšana in se tudi v prihodnje še ne bodo vrnila na enak nivo, kot so bila pred epidemijo, se bodo podjetja morala poprijeti z izzivi, kako ta potovanja nadomestiti tako, da bodo še vedno atraktivna pri iskanju svojih novih zaposlenih.

2. Kako lahko nadomestite poslovna potovanja?

1.     Poskrbite za uporabnost prostorov za sodelovanje

Tako kot so izobraževalne institucije in podjetja našle način kako njihov osnovni posel preseliti v virtualne seje, tako bo v prihodnje vedno več drugih podjetij ustvarjalo virtualne konferenčne prostore v katerih bodo gostile virtualna srečanja in dogodke.

2.     Investirajte v prostore za hibridna srečanja

Sodobna oprema, ki omogoča vsakomur, da v sejno sobo prinese s seboj svoj sestanek in ga ustvari s pomočjo svoje naprave. S Clevertouch UX Pro lahko v vaše prostore prinesete sodobni poslovni ekosistem, ki je odprt za vse načine sodelovanja.

3. Kako organizirati hibridna srečanja v vaših prostorih?

Hibridna srečanja potekajo več ali manj tako kot klasična. Zanj veljajo enaka pravila. Sestanki morajo biti koristni, imeti morajo svoj namen ter vzpodbujati sodelovanje in prispevek sodelujočih.

Sestanek naj bo naravnan tako, da bo čim bolj vključeval udeležence.

Pred sestankom se je vredno vprašati:

  • Kakšen je namen srečanja?
  • Kdo sodeluje?
  • Kje bo potekal?
  • Je soba dovolj opremljena za izmenjavo zvoka / videa?
  • Kdo bo moderiral oz. predstavljal?
  • Na kateri video platformi bo potekal?
  • Ali lahko udeleženci med sestankom dostopajo do ustreznih virov / dokumentov?
  • Ali morate upoštevati časovne razlike?
  • Kaj pričakujete od sestanka?

 

4. Izbira prave tehnologije je ključna

Pri Clevertouch-u se tega zelo dobro zavedajo in so prepoznali izzive, s katerimi se soočajo mnoga podjetja. Zato so ustvarili svoj poslovni ekosistem UX Pro, v katerem tudi s pomočjo certificiranih tehnoloških partnerjev uporabnikom zagotavljajo enovit sistem, ki je sodoben, povezljiv ter odprt, kakor tudi zelo intuitiven za uporabo. Zavedajo se tudi, da je kljub uporabniku prijazni izkušnji uporabe tehnologije pri tem zelo pomembna ali celo ključna podpora uporabnikom, zato tudi temu posvečajo zelo veliko časa.

Več o rešitvi Clevertouch UX Pro Podrobno o konferenčnih sistemih Ekosistem Clevertouch UX Pro