Čas branja: 3 min

Nič hudega sluteči in polni pričakovanj smo se v začetku leta 2019 podali novim ciljem naproti. Brezskrbno smo potovali še v januarju in morda še februarju, potem pa smo se nesrečnega 16. marca morali soočiti z epidemijo. Leto kasneje smo še vedno v isti situaciji.

Naši domovi so se spremenili v pisarne. »Ali me slišite« je postal nov pozdrav in Zoom (ipd.) naša nova povezava z zunanjim svetom. Na srečo pa, upam, s skorajšnjo umiritvijo pandemije tudi tak način življenja ne bo trajal večno.

S prilagojenim načinom dela smo tudi mi osvojili nove veščine, za katere je pričakovati, da jih bomo uporabljali tudi po času pandemije.

Poslovni prostor prihodnosti oz. prostor za delo bo mešanica dela na daljavo in v pisarni. Podjetja in organizacije, ki se bodo uspešno prilagodila na takšno okolje in način dela, bodo imela konkurenčno prednost.

1. BYOM je novi BYOD

Trend BYOD (ang. Bring Your Own Device) oz. »prinesi s seboj svojo napravo« se je zadnja leta zelo uveljavljal na različnih delovnih mestih in je pomenil del digitalne strategije v podjetjih. Na ta način se je povečevala fleksibilnost, produktivnost in udobje pri uporabi digitalnih naprav zaposlenih. BYOM (ang. Bring Your Own Meeting) oz.  »prinesi s seboj svoj sestanek« pa postaja nadgradnja prejšnjega modela in najnovejši trend: delo je danes zelo vezano predvsem na videokonferenčne sestanke.

Naprave za BYOM, namenjene za uporabo v sodobnih sejnih sobah, že vključujejo interaktivni zaslon, mikrofon in kamero. S pametno programsko opremo za sejne sobe se lahko uporabniki s svojimi napravami brezžično priključijo in zaženejo konferenčni klic s pomočjo njim najljubše videokonferenčne platforme. Raje kot z neko že postavljeno konvencionalno (in togo) videokonferenčno opremo, ki je sestavni del tradicionalne sejne sobe. Uporabniki s pomočjo BYOM izkoristijo svoj videokonferenčni sistem, ki ga poznajo in uporabljajo. Le da v tem primeru s povezavo na sodoben interaktivni zaslon v sejni sobi izkoristijo še sodobno opremo za oddaljeno sodelovanje.

S pametnimi orodji, kot so pisanje beležk in označb (anotacij) na zaslon, skupna raba datotek in deljenje zaslona, je sodelovanje še lažje. Tako zelo preprosto nadzirate, kaj gledajo vaši sogovorniki ali občinstvo.  Na ta način se lahko sestanek ali predstavitev zelo približa tisti klasični, ko so uporabniki v istem prostoru.

Medtem, ko postaja vedno več delovnih prostorov hibridnih in (p)ostajajo ekipe na ločenih lokacijah, bo oprema sejne sobe morala podpirati medsebojno povezanost in delovanje med različnimi napravami in aplikacijami. To je še posebej velja za video konference.

2. Povezanost in delovanje med različnimi napravami

Gotovo ste bili v dilemi, katero platformo uporabiti za videokonference in ste skoraj zagotovo prišli do zaključka, da ni samo enega sistema, ki bi ga lahko uporabljali. Tudi če ste definirali sistem, ki ga želite uporabljati v vašem podjetju to še ne pomeni, da ga lahko tudi s sogovorci izven podjetja.  Sodelovanje je namreč odvisno tudi od tega, kakšno opremo ima vaš oddaljeni sogovornik in kateri sistem za videokonference uporablja oz. katerega zna najbolje uporabljati. V letu 2021 mora oprema sejne sobe podpirati več vrst videokonferenčnih platform in povezavo z različnimi tipi naprav.

Povezanost in delovanje med različnimi napravami na delovnem mestu pomeni učinkovito avtomatizirano izmenjavo podatkov med aplikacijami, bazami podatkov in sistemi. Prednosti tega so večja produktivnost, zmanjšano število napak in nižji stroški.

Kar zadeva video, je pomanjkanje medsebojne povezljivosti na konferenčnih platformah velik izziv za skrbnike IT in končne uporabnike. Skrbniki IT se morajo tako spoprijeti s kaosom upravljanja več platform, hkrati pa spremljati morebitna varnostna tveganja uporabe platforme.

V okolju, kjer uporabniki uporabljajo številne platforme kot so BlueJeans, Webex, Teams, Zoom, GoToMeeting, Skype, Google Meet, Lifesize, Poly, se obdobje togih informacijskih sistemov, ki delujejo samo z enim orodjem za videokonference, zaključuje. Zato nujno potrebujete prilagodljiv, dostopen in medsebojno povezljiv sistem, ki bo hkrati zagotavljal tudi informacijsko varnost. Takšen sistem zagotavlja Clevertouch s svojim ekosistemom za poslovno uporabo – sistem in interaktivni zaslon UX Pro. S ciljem, da združi ali podpre vse omenjene platforme preko ene enotne tehnologije, so pri tem dodali še svojo lastno platformo za virtualno sodelovanje Stage. Za tiste, ki si videokonferenčne platforme še niso izbrali, ali potrebujejo dodatno, rezervno, v primeru težav s primarno.

3. Srečanja iz oči v oči ni mogoče nadomestiti

Če nam je sedaj udobno, da smo lahko med službenimi video konferenčnimi sestanki vsaj spodaj oblečeni kar v trenirko, video klici na dolgi rok najbrž ne bodo nadomestili fizičnih srečanj. Ljudje smo socialna bitja, ki potrebujemo fizične stike in interakcijo z ljudmi. Tehnologija tega seveda ne more nadomestiti.

V eni nedavnih raziskav je le 16% anketiranih poročalo, da bi se želelo dokončno posloviti od pisarne v službi. 71% anketiranih je poročalo, da pogrešajo neformalni klepet s sodelavci v pisarni. Ta podatek me ne preseneča, saj si ljudje večinoma želimo fizičnih interakcij oz. druženja z drugimi ljudmi.

Druga težava je priložnostna ali spontana izmenjava znanja, idej in veščin – običajna v večini pisarn, kar je težko izvajati na digitalnih komunikacijskih platformah, kot sta Zoom ali Microsoft Teams in podobnih. Da bo hibridno delo dolgoročno uspešno, morajo zaposleni najti pravo ravnovesje. Priznana ameriška strokovnjakinja za sodelovanje med ljudmi in računalniki Judith Olson predlaga mešanico osebnega sodelovanja in timske interakcije v pisarni v kombinaciji z osredotočenim samostojnim delom, ki ga lahko opravljamo od doma.

4. Čas je dragocen, dobro ga izkoristite

30-61 minut. To je povprečna dolžina sestanka. Glede na število sestankov, ki jih načrtujemo vsak dan, porabimo veliko časa za “sodelovanje”. Toda ali je ta čas res dobro porabljen?

Ker se je letos zmanjšalo število naših sestankov, je bila to hkrati priložnost, da razmislimo, kateri so pomembni. Nekako po principu »če vam ni treba biti zraven na sestanku, se ga preprosto ne udeležite«. Če lahko kaj hitro ugotovite ali uredite s hitrim 5-minutnim klicem, uporabite telefon.

5. Potrebujete prava orodja

Morda ni presenetljivo, da je 79% anketiranih odločevalcev povečalo proračun za digitalno preobrazbo kot neposreden odgovor na pandemijo. V našem podjetju smo kot kvalificiran DIH svetovalec pomagali že mnogim podjetjem. Proizvajalci sodelovalnih tehnologij bodo neizogibno igrali ključno vlogo pri prilagajanju ponudbe izdelkov, ki bodo podpirali hibridni model, ki se je pojavil v zadnjem letu. Zaradi ohranjanja ali povečevanja konkurenčne prednosti pred ostalimi podjetji tako svetujem, da se odločite za prehod na uporabniku prijaznejšo, bolj fleksibilno IT infrastrukturo. Ter čimprej in seveda po svojih zmožnostih naredite prehod od tradicionalne opreme, na sodobno, bolj prilagojeno današnjemu času.

Pri Clevertouch-u se tega zelo dobro zavedajo in so prepoznali izzive, s katerimi se soočajo mnoga podjetja. Zato so ustvarili svoj poslovni ekosistem UX Pro, v katerem tudi s pomočjo certificiranih tehnoloških partnerjev uporabnikom zagotavljajo enovit sistem, ki je sodoben, povezljiv ter odprt, kakor tudi zelo intuitiven za uporabo. Zavedajo se tudi, da je kljub uporabniku prijazni izkušnji uporabe tehnologije pri tem zelo pomembna ali celo ključna podpora uporabnikom, zato tudi temu posvečajo zelo veliko časa.